摘要：行政管理是我国工作体系中的重要组成部分, 具有较为鲜明的特点, 即综合性、全面性以及复杂性, 不仅涉及到政务方面, 还涉及到管理方面。办公室之间的沟通协调是推动行政管理工作发展的主要动力。强化办公室协调沟通工作已经成为了相关部门面临的关键工作任务。本文就行政管理工作中办公室的沟通协调作用的相关内容展开了一系列的浅谈。

　　关键词：行政管理; 办公室; 沟通协调;

　　从工作职能的角度来看, 协调沟通发挥着非常重要的作用。在沟通与协调工作的作用下, 有利于在各个部门之间搭建桥梁, 提高其联系的紧密性, 为信息在各个部门之间的流通和传递创造了有利的条件, 也使得领导与员工之间的关系得到进一步递进。强化办公室沟通工作具有关键性的意义。因此, 相关部门应该对这项工作给予足够的重视。

　　一、沟通协调工作的职能

　　(一) 上下级之间协调

　　首先, 在领导之间发挥“润滑”作用。不同部门的领导其工作权利以及范围都存在较大的差异, 在工作方面经常会产生不同的意见。针对这样的情况, 就需要办公室在不同的领导之间进行协调, 避免误会的形成[1]。其次, 在领导与员工之间发挥“粘合”作用。在领导与群众关系之间, 办公室应该尽量维护。将上级领导的精神真确传递下去, 面对政务工作, 应该以平稳的心态去处理, 仔细聆听员工的建议, 积极帮助员工等。最后, 在领导决策中发挥“催化”作用。在实际的工作中, 应该保持科学的态度, 将创新理念渗透进日常的工作当中, 使办公室的枢纽作用能被充分发挥出来, 服务于领导做出的决策。

　　(二) 平行关系协调

　　首先, 在各个部门之间建立和谐关系。办公室人员应该对不同部门的工作形成基本的了解, 采用合理的方法维护各个部门之间的关系, 使每个员工都能感受到真诚之心。这样才能使各个部门之间充分发挥协调作用, 实现整体发展的目标。其次, 促进员工与员工之间的沟通和交流。在日常工作中, 不同的部门之间在思想认知等方面表现出一定的不同点, 有些部门仅仅将重心放在本部门的工作当中, 忽略了其他部门的要求, 这就会逐渐产生隔阂。针对这样的问题, 办公室应该从全面的角度进行综合考虑, 从不同的角度进行调和, 将公平精神渗透进工作当中, 促进不同部门员工之间形成和谐的关系。

　　(三) 下级关系协调

　　从下级关系的角度考虑, 主要的协调方式是深入到基层当中, 真诚为员工服务。首先, 应该建立信任关系。信任能加速人与人之间形成紧密关系, 更好的使员工参与到当中。其次, 建立真诚关系。办公室应该真正走进员工队伍当中, 与广大员工建立和谐的关系, 构建良好的工作环境, 营造健康和谐的员工关系。最后, 充分发挥带头作用。与其指挥, 不如参与到实际工作中为员工提供指导[2]。在工作中切实的领导比任何命令更有力量。如果领导能深入到员工当中, 与员工共同完成工作, 能在很大的程度上提高员工的认同感, 从而对其工作热情发挥鼓舞作用。

　　(四) 主次工作协调

　　在实际的工作当中, 无法保证事无巨细, 所有的工作都能面面俱到。这就需要在工作中进行协调, 将不同的工作内容按照轻重缓急的原则进行分类, 将工作的重心放在领导给予重视的问题、与群众相关的问题以及工作难点上。工作开展的过程中, 应该对领导所表达的意思形成正确的认识, 并能按照其要求合理掌握工作的动态, 根据实际情况对工作进行合理的预期。在日常事务方面尽量为领导分忧, 使领导能将更多的注意力集中在重大决策上。

　　二、沟通协调工作的技巧

　　首先, 对他人给予尊重。尊重是我国从古流传至今的一种品德。办公室的主要工作形式就是与他人进行沟通和交流。尊重具有双向性, 在给予他人尊重的同时也会收获到同等的尊重。所以, 要想使他人清楚自己的想法, 并能按照要求来完成, 就应该站在对方的角度考虑, 以平等的姿态与他人进行交流。其次, 适当投入感情。这个方面主要指的是在工作以外, 应该适当的投入感情, 促进彼此之间建立真诚的关系, 使对方感受到关心和关爱。将诚信作为沟通的基础和前提[3]。第三, 保持微笑。微笑是一种积极向上的态度, 与地位、权利和财富都不存在任何直接的联系。微笑可以作为人与人之间沟通的一种工具和语言。在一些场合, 微笑的力量非常强大, 可以代替任何的语言。微笑可以互相感受到温暖, 增加自己或者他人的信心。在实际的工作中, 可以经常向他人展露微笑, 从而增进彼此间的关系。最后, 掌握沟通的技巧。在与他人进行沟通和交流的过程中, 应该注意语气、语调以及内容的得体性。通过交流这个过程将自己的想法充分表达出来, 在聆听他人表达时, 不仅应该理解其表面的意思, 更应该理解其话语中包含的其他内容, 从而做出正确的回应。如果双方因为沟通的不彻底, 无法达到意见一致的情况下, 可以暂停交流, 给彼此一定的空间, 调节一些自己的感情和气氛。

　　三、结论

　　综上所述, 尽管办公室没有任何的权利, 但是却在实际的行政管理工作中发挥着不可替代的作用。在新时代背景下, 办公室在行政管理中的沟通协调工作职能也得到了充分的发挥。因此, 相关部门应该在对办公室沟通协调工作职能的基础上, 运用合适的工作技巧开展这项工作。通过本文对行政管理工作中办公室的沟通协调作用的相关内容展开的一系列浅谈, 希望能为促进行政管理工作发展提供一些参考。

　　参考文献
　　[1]王学智.论港务企业行政管理中的办公室协调艺术[J].办公室业务, 2018 (18) :48.
　　[2]赵婷婷.如何有效提高领导者的沟通和协调能力[J].时代金融, 2017 (03) :202.
　　[3]刘丽敏.探析行政管理工作中办公室的沟通协调作用[J].科技风, 2015 (20) :6-7.

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